O avanço dos ecossistemas de informação digital na administração pública e privada trouxe a necessidade de aplicação de raciocínio semelhante à gestão da informação e à preservação da memória.
A salvaguarda para que os documentos de arquivo nato digitais, ou seja, documentos produzidos e tramitados exclusivamente em meio eletrônico, permaneçam autênticos, acessíveis e auditáveis ao longo do tempo dentro de um sistema, pode ser obtida com a adoção de duas abordagens complementares: Archiving by Design e Records Management by Design, respectivamente significando arquivamento por design e gestão de documentos por design.
Historicamente, a gestão de documentos opera de forma reativa. As instituições acumulam documentos em papel e, posteriormente, profissionais de arquivo organizam os acervos, aplicam os planos de classificação e tabelas de temporalidade e realizam a destinação, que pode ser a guarda permanente ou a eliminação.
No ambiente digital, essa atuação até é possível, mas mostra-se ineficaz. Softwares são projetados para atender a demandas imediatas, mas raramente incorporam requisitos para controle do ciclo de vida das informações produzidas. O resultado é a dispersão de dados, a obsolescência de formatos e a perda de contexto. Tentar organizar e proteger os documentos de arquivo em um sistema já concluído é caro e frequentemente inviável.
Diante deste impasse, a comunidade arquivística internacional, em especial a da Comunidade Europeia, percebeu a necessidade de intervir. A abordagem Archiving by Design teve sua origem no âmbito do Nationaal Archief, entidade de arquivo nacional da Holanda.
Ao diagnosticar que os órgãos governamentais do país migravam a gestão para sistemas sem considerar a preservação de longo prazo, a autoridade desenvolveu uma nova diretriz, que definiu o tratamento dos requisitos de arquivamento como especificações de engenharia de software desde a fase de planejamento de qualquer sistema de informação. A página do Nationaal Archief apresenta a metodologia em um texto assinado por Erik Saaman, consultor estratégico da instituição.
O foco no modelo holandês está na sustentabilidade da informação e na sua acessibilidade ao longo do tempo. Além disso, o estabelecimento dos requisitos de arquivamento no próprio sistema de gestão poupa da necessidade de frequentes atualizações em um sistema dedicado ao arquivamento, uma vez que o software principal já passaria por melhorias programadas. Para atendimento à cadeia de custódia dos arquivos, a geração de documentos dentro de um sistema de gestão deve ser acompanhada de metadados contextuais que os tornem interpretáveis mesmo quando as tecnologias originais se tornem obsoletas.
A abordagem Archiving by Design também vem sendo adotada em outros países da União Europeia, que, por meio de seu grupo de estudos denominado European Archives Group, lançou também um documento estabelecendo diretrizes para implantação das metodologias.
Em paralelo, a ISO – International Organization for Standardization, com um conjunto de normas como a ISO 15489 e a ISO 30300, entre outras, tem desenvolvido estudos com uma abordagem semelhante e declarada como sinônimo para Archiving by Design, porém batizada como Records Management by Design. Também por meio de um documento definidor de diretrizes, a ISO volta-se para a conformidade operacional, pregando valores como prazos de retenção, temporalidade e procedimentos de destinação autorizada, traduzidos por meio de metadados operacionais que possibilitem a automação de processos arquivísticos.
É possível imaginar, de forma propositiva, a criação de um modelo de governança arquivística baseado na abordagem by design, independentemente do nome a ser escolhido, capaz de resolver questões fundamentais para promoção de inovações institucionais e economia de recursos. A consolidação dessas metodologias aponta, em última análise, para um compromisso maior formulado no conceito de acessibilidade sustentável proposto pelo Nationaal Archief: construir, com a garantia de que os documentos sejam legíveis, interpretáveis e confiáveis mesmo passado muito tempo a partir de sua criação, uma estrutura “à prova de futuro”.
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