Uma mobilização para aprimorar o processo de compras da Universidade

O processo de compras é uma atividade estratégica para o funcionamento da Universidade de São Paulo. É por meio dele que são viabilizadas aquisições, contratações, importações e serviços essenciais para o desenvolvimento das atividades de ensino, pesquisa, extensão e inovação. Com o objetivo de aperfeiçoar esse processo, o Departamento de Administração (DA) da Coordenadoria de Administração Geral da USP promoveu seis oficinas de ideação reunindo 197 servidores de diferentes áreas e de diferentes unidades da Universidade para discutir desafios e propor melhorias.

A iniciativa, denominada Dinâmica de Codesign DA teve como tema central a pergunta: “Como nós podemos melhorar o processo de compras da USP?”. A proposta foi criar um espaço estruturado de escuta, colaboração e construção coletiva de soluções para fortalecer a eficiência, a integração institucional e a qualidade dos resultados obtidos nos processos de contratação pública.

Design para abordagem de problemas

As dinâmicas de codesign são ferramentas de um método de abordagem voltado à geração e ao desenvolvimento colaborativo de ideias para enfrentar desafios complexos.

Em vez de buscar respostas prontas, o processo reúne diferentes perspectivas e experiências para compreender problemas, identificar oportunidades e construir soluções inovadoras de forma participativa.

Nas oficinas realizadas pela USP, servidores, gestores, docentes e profissionais diretamente envolvidos com o processo de compras compartilharam experiências, analisaram dificuldades encontradas na rotina de trabalho e apontaram caminhos para aperfeiçoar procedimentos e serviços.

O método IRIS de inovação ágil

As atividades foram conduzidas por especialistas do InovaUSP que promovem o desenvolvimento de soluções para problemas relevantes da sociedade, da ciência e da tecnologia por meio de abordagens interdisciplinares e colaborativas. O programa busca identificar oportunidades, formular projetos de alto impacto e conectar diferentes áreas do conhecimento para transformar desafios em soluções concretas.

A equipe do InovaUSP estruturou e facilitou as dinâmicas de trabalho, aplicando princípios de inovação ágil para estimular a participação dos envolvidos e transformar experiências práticas em propostas de melhoria. A condução dos encontros ficou a cargo de Maria Alice Gonzales, com o suporte dos professores André Leme Fleury e Antonio Marques, do InovaUSP, e Herlandí de Souza Andrade, do DA, apoiados pelos servidores do DA, Henrique Piacente Talarico, Lilian Alvarenga, Luiz Antonio Alves, Marcos Santiago e Marcio Pereira, e pela pesquisadora externa Alessandra Zago.

Construindo um novo olhar sobre as compras da USP

A ação integra o processo de reestruturação organizacional do Departamento de Administração, que busca ampliar a eficiência, a padronização dos procedimentos e o alinhamento das atividades às necessidades institucionais da Universidade.

Ao longo das dinâmicas, os participantes, agrupados em equipes multidisciplinares discutiram diferentes etapas relacionadas ao processo de compras, incluindo planejamento, montagem das contratações, seleção de fornecedores, execução financeira e gestão de contratos. O trabalho coletivo permitiu identificar gargalos e oportunidades de aprimoramento que estão subsidiando a criação de grupos de trabalhos para atuar nos pontos levantados e em futuras iniciativas de modernização.

As oportunidades identificadas estruturam-se em torno de sete eixos temáticos principais: integração de tecnologia e sistemas, padronização de processos, capacitação e desenvolvimento de pessoas, planejamento e governança institucional, integração e comunicação entre unidades, gestão de recursos humanos e conformidade regulatória.

Os participantes identificaram desafios transversais, incluindo resistência institucional à mudança, limitações de recursos humanos qualificados e necessidade de integração entre sistemas legados. As propostas refletem uma abordagem sistêmica para a transformação dos processos de contratação, reconhecendo que a modernização institucional requer a convergência de inovação tecnológica, padronização operacional, desenvolvimento de competências e alinhamento com marcos regulatórios contemporâneos.

Uma cultura de colaboração e inovação

Para o Departamento de Administração, a Dinâmica de Codesign DA representou mais do que um conjunto de oficinas: tratou-se da construção de um espaço permanente de diálogo e colaboração entre a Administração Central, as unidades e órgãos e os profissionais que atuam diretamente nas áreas responsáveis pelas contratações públicas, consolidando uma cultura de melhoria contínua nos processos administrativos da USP.

Um dos aspectos mais valorizados pelos participantes das dinâmicas foi a oportunidade de troca de experiências e conhecimentos entre diferentes unidades da USP, que permitiu aos servidores compreender perspectivas distintas sobre os mesmos desafios e construir soluções colaborativas. Os participantes enfatizaram que a integração entre áreas e a interatividade das atividades criaram um ambiente propício para o surgimento de ideias inovadoras e convergentes, refletindo um desejo genuíno de melhorar os processos de compras da universidade. Além disso, os participantes expressaram satisfação com a oportunidade de expor problemas reais e contribuir para a construção de soluções práticas, bem como com a percepção de que a alta administração da USP está genuinamente engajada na implementação de melhorias nos processos de contratação e compras, demonstrando que a iniciativa transcendeu as expectativas iniciais e gerou um sentimento coletivo de esperança e motivação para a transformação institucional.

Ao estimular a participação coletiva e a inovação baseada em evidências e experiências práticas, a Universidade reforça seu compromisso com uma gestão pública mais eficiente, integrada e preparada para responder aos desafios institucionais do presente e do futuro.